هنر کارشناس روابط‌عمومی بودن

به گزارش وقت خبر به نقل از شارا ، تا امروز در مورد سختی‌ها و مشکلات روابط‌عمومی‌ها و حتی شیرینی‌های کار کردن در روابط‌عمومی سخن بسیار گفته شده است و آسیب شناسی‌ها و تحلیل‌های بسیاری در این زمینه ارائه شده است، اما چرا همواره نظرات در مورد روابط‌عمومی‌ها با تضاد‌های فراوانی روبروست، مخصوصا آنجا که بحث اعتقاد مدیران عالی سازمانی به روابط‌عمومی پیش می‌آید و همواره دو نظر روبروی هم قرار دارند و آن اینست که یک مدیرعامل یا جمع مدیران عالی رتبه سازمان به روابط‌عمومی اعتقاد دارند یا اعتقاد ندارند.

به نظر می‌رسد آن گونه هم همه نظرات سیاه و سفید و صفر و صد باشند نیست و گاهی حتی کسانی که به روابط‌عمومی اعتقادی نداشته اند در برهه‌های زمانی خاص اتفاقاً به سراغ روابط‌عمومی رفته و از این حرفه کمک گرفته اند و بالعکس. این موضوع هم گاهی صادق است که مدیرانی که اعتقاد زیادی به روابط‌عمومی داشته اند در جایی که باید از روابط‌عمومی مشورت می‌گرفتند به یکباره فراموش کرده و خود به جای روابط‌عمومی تصمیم گیری نموده و عمل کرده اند.

البته اینجا به نتیجه کاری نداریم و موضوع اصلی جایگاه روابط‌عمومی است جایگاهی که نه در حرف بلکه به صورت عملی و حرفه¬ای همواره نشان داده که نقش پررنگ و به سزایی حتی در موفقیت و عدم موفقیت کلی یک سازمان ایفا کند.

این جایگاه که از قضا در بسیاری از جا‌ها جایگاه ویژه‌ای هم هست در طول دوران مختلف همواره دستخوش تغییراتی بوده، اما آنچه امروز می‌بینیم و برآیند این تحولات به ما نشان می‌دهد این است که روابط‌عمومی روند رو به رشد و توسعه خود را همواره ادامه داده و اکنون جزو حرفه‌ها و فعالیت‌های به روز در دنیاست که به سرعت خود را با تغییرات و پیشرفت‌ها وفق داده و هیچ-گاه عقب نمانده است، البته اینجاست که هنر فعالان این حوزه خود را نشان می‌دهد و حرفه ای‌های روابط‌عمومی راه شان از غیر حرفه ای‌ها و تحمیلی‌ها جدا می‌شود چرا که باید کسی که شغل روابط‌عمومی را انتخاب کرده خود را به سرعت با این تغییرات وفق دهد و خود را آماده تحولات بداند تا از قافله رشد روابط‌عمومی عقب نماند.

در این گفتار سعی بر این است که از زوایای مختلفی کارشناس بودن در روابط‌عمومی و حرفه‌ای بودن را مورد بررسی قرار دهیم تا شاید برای مدیران عالی که همواره با روابط‌عمومی‌ها سر و کار دارند موضوع اندکی شفاف‌تر شود و فعالیت این حرفه برایشان قابل درک بیشتری واقع شود.

اشاره به نکته روزآمد بودن و تطابق با تحولات روز دنیا بودن در ابتدای موضوع به این دلیل بود که شاید یکی از مهمترین نکته‌ها برای یک کارشناس حرفه‌ای روابط‌عمومی می‌باشد تا هنر خود را به بهترین نحو در این حرفه به کار گیرد.

در اینجا قصد نداریم که وظایف روابط‌عمومی‌ها را دوباره یادآور شویم، اما اشاره به مهمترین‌های این وظایف و نحوه مواجهه با آن خود باعث شناخت بیشتری از روابط‌عمومی خواهد شد.

صد البته برای یک روابط‌عمومی کارآمد و موفق چه بخواهیم مدیری موفق باشیم یا کارشناسی موفق؛ عشق و علاقه به حرفه روابط‌عمومی اولویت اول به حساب می‌آید و بدون علاقه و عشق به شغل و حرفه روابط‌عمومی شما هرگز نمی‌توانید به یک مدیر موفق، کارشناس موفق و در مجموع روابط‌عمومی موفقی باشید. در سازمان‌ها همواره علاوه بر نگاه مدیریت عالی سازمان، سایر مدیران و کارکنان هم دیدگاه‌هایی در مورد روابط‌عمومی‌ها دارند و این دیدگاه‌ها با کارکرد مثبت روابط‌عمومی و عشق و علاقه‌ای که کارکنان و کارشناسان هر روابط‌عمومی از خود نسبت به حرفه شان نشان می¬دهند تبدیل به دیدگاه‌های مثبتی خواهد شد و جواب سوالی که سایر کارکنان از خود در خصوص کار و فعالیت روابط‌عمومی می‌پرسند در عمل داده خواهد شد و مطمئنا بدون عشق و علاقه به حرفه روابط‌عمومی، جایگاه آن را در سازمان در حد یک واحد معمولی، بی تفاوت و کنار افتاده تنزل خواهد یافت.

در نکته بعدی بایستی به تخصصی بودن کار‌های مختلفی که در حوزه روابط‌عمومی انجام می‌پذیرد بپردازیم و اینکه هر کارشناس روابط‌عمومی چه در حوزه تبلیغات، طراحی، روابط‌عمومی الکترونیک و چه در حوزه ارتباطاتی روابط‌عمومی اعم از ارتباطات درون سازمانی یا بیرون سازمانی می‌بایستی کاملا حرفه‌ای و مسلط به کار خود باشد و آموزش‌های لازم را دیده و همواره نیز در حال آموزش دیدن باشد، علی الخصوص امروزه که روابط‌عمومی الکترونیک با ظهور شبکه‌های اجتماعی و رسانه‌های قدرتمند آنلاین به خط مقدم سازمان‌ها تبدیل شده است.

قصد نقض موضوع برون سپاری را نداریم، اما بسیاری از کار‌هایی که برون سپاری می‌شوند در خود روابط‌عمومی‌ها به راحتی قابل انجام هستند به شرطی که کارشناسان دقیقا به وظایف خود آشنا شوند و به آن‌ها همواره وظایفشان یادآوری شود تا خدای نکرده برون سپاری همه امور، کارشناسان را به کاربر‌های معمولی که برای انجام هر کاری فقط باید یک تماس بگیرند تبدیل نشوند. تماس با طراح بیرون، تماس با کارشناسان بیرونی سایت، تماس با کسی که خبر بنویسد، تماس با سازنده کلیپ، تماس با کارشناس شبکه اجتماعی و … که حرفه‌ای بودن کارشناسان و هنر آنان در شناخت شغل و حرفه خود باعث می‌شود بسیاری از حجم این تماس‌ها کاسته شود، کار‌ها چابک¬تر و با سرعت بیشتر انجام و نتایج هم در بسیاری از اوقات بهتر هستند چرا که شناختی که ما از سازمان خود، انتظارات، وظایف و عملکرد‌ها و خواسته هایش داریم هیچ¬کدام از کارشناسان بیرون ندارند و از این رو باز هم این کارشناسان داخل روابط‌عمومی هستند که می‌توانند با هنر خود، خواسته‌های سازمان را به بهترین نحو ممکن عملی نمایند.

به طور مثال پروژه محور بودن روابط‌عمومی بسیار نکته حائز اهمیتی است و اینکه برای کاری که به ما محول می‌شود از ابتدا پروژه‌ای تعیین کنیم و وظایف هرکدام از همکاران را مشخص نماییم و زمان بندی را هم تعیین کنیم. اینجاست که پس از اجرای پروژه (که ابعاد آن زیاد اهمیتی ندارد و می‌تواند از کار‌های کوچک تا یک کار بزرگ سازمان برای آن پروژه تعریف کرد) و دیدن نتایج، مشخص می‌شود که این نظم و هماهنگی و حرفه‌ای گری روابط‌عمومی چگونه در یک فعالیت سازمانی خود را نشان داده و کار‌ها به بهترین شکل ممکن انجام شده اند.

تولید محتوا و آرشیو در روابط‌عمومی از نکات مهم دیگری است که همواره باید مورد توجه قرار گیرد، امروزه دیگر لازم نیست روابط‌عمومی منتظر باشد تا کاری به وی محول شود و سپس در مورد آن کار شروع به تولید محتوا کند و چه بسا در بسیاری موارد عجله برای یک تولید محتوای فوری نتایج جالبی نخواهد داشت و از ارزش کار روابط‌عمومی کاسته خواهد شد.

کلیپ‌های تصویری، پوستر‌ها و تصاویر تبلیغاتی که ممکن است فوراً مورد استفاده نباشند، اما با پیش بینی روابط‌عمومی در مورد فعالیت‌های آتی سازمان این موارد لازم خواهند بود و لذا زمانی که آرشیو، سرشار از محتوا‌های مختلف باشد و تولید‌هایی که برای بعداً انجام شده اند و ما فقط کافی است به آن مراجعه کنیم و با اندک تغییرات و به روز رسانی‌هایی در سریع‌ترین زمان ممکن مورد استفاده قرار دهیم.

پس لزوماً نباید نیاز آنی سازمان مبنای تولید فعالیت‌های روابط‌عمومی باشد. حتی در خصوص خبر و گزارش نیز این امر کاملاً صادق است و روابط‌عمومی حرفه‌ای و چابک همواره خبر‌ها و گزارش‌هایی برای انتشار فوری در مواقع لزوم بصورت آماده دارد و این‌ها هم به هنر مدیر و کارشناس روابط‌عمومی برمی گردد که تا چه حد شناخت از سازمان خود داشته باشند و تا چه حد آمادگی حرفه‌ای داشته باشند تا در مواقع لزوم، در کمترین زمان ممکن به کمک سازمان خود بیایند.

در مواقعی که بحرانی در عملکرد یک سازمان اتفاق می‌افتد و باید شفاف سازی بگیرد یا اطلاع رسانی به موقعی انجام شود بازهم نقش روابط‌عمومی در کسب اطلاع دقیق از جزییات موضوعی که موجب بحران در سازمان شده است از نکات حائز اهمیت است تا در زمانی که آن را زمان طلایی اطلاع رسانی می‌توان نامید به بهترین شکل این کار را انجام دهد و در رفع بحران به یاری سازمان خود بشتابد.

در این مقوله نیز می‌توان به شایعاتی که پیرامون سازمان‌ها شکل می‌گیرد و عملکرد یک سازمان را تحت تاثیر قرار می‌دهد می‌توان اشاره کرد و امروزه نیز با رواج شبکه‌های اجتماعی شاهد انواع و اقسام شایعات و اخبار نه چندان دقیق از داخل شبکه‌های احتماعی در مورد سازمان‌ها هستیم که هرکدام می‌تواند با انگیزه‌ای خاص صورت پذیرد و می‌توانیم بگوییم هرفرد با در دست داشتن یک گوشی هوشمند می‌تواند خود را بعنوان یک رسانه فرض نموده و مطالبی را علیه یک سازمان منتشر نماید و اینجاست که سازمان‌هایی با روابط‌عمومی کارآمد از بحرانی‌هایی که مممکن است اینگونه خبر پراکنی‌ها و شایعات ایجاد نمایند به راحتی و با سلامت عبور نموده و مانع از افت انگیزه و بازدهی کارکنان خود و در مجموع عدم تاثیرپذیری سازمان از این موارد منفی شوند.

روابط‌عمومی حلقه اتصال هرسازمان با مخاطبان خود چه در داخل سازمان اعم از کارکنان و … و چه در بیرون از سازمان اعم از رسانه‌ها و مشتریان و در مجموع آحاد جامعه است و این حلقه اتصال اگر ضعیف و غیرکارآمد باشد صدمات جبران ناپذیری در هردو حوزه داخل و خارج به سازمان وارد خواهد آورد و نمی‌تواند وجهه‌ای درست و قابل اعتماد و کارآمد از آن سازمان به نمایش بگذارد.

مبحث مهم دیگری که در روابط‌عمومی‌ها شاید کمتر به آن پرداخته می‌شود، موضوع سنجش و تحقیق است که خود جنبه‌های مختلفی را شامل می‌شود؛ از سنجش اثرگذاری یک برنامه تبلیغاتی اجرا شده تا رضایت سنجی از مشتریان و تحقیق در خصوص پیش بینی فعالیت‌ها و برنامه‌های آتی یک سازمان که قرار است در آینده اجرا شوند و موارد متعدد دیگری که جزو وظایف یک روابط‌عمومی کارآمد به شمار می‌رود و همانطور که قبلا هم اشاره شد این تحقیقات به قدرت پیش بینی روابط‌عمومی‌ها و در مجموع کل سازمان کمک خواهد کرد و دورنمایی از آینده را خواهد داد که تصمیم گیری‌ها را آسانتر و ارزیابی نتایج را نیز ملموس‌تر خواهد نمود و این وظیفه مهم یک کارشناس حرفه‌ای و یک مدیر حرفه‌ای روابط‌عمومی است که همواره در حال انجام تحقیق و سنجش باشد تا جواب بسیاری از سوالات را از قبل آماده داشته باشد.

همانطور که در مباحث بالا بطور کلی و خلاصه اشاره شد، یک کارشناس یا یک مدیر روابط‌عمومی می‌بایستی همواره درحال تلاش و فعالیت برای شناسایی سازمان خود از تمام زوایا باشد تا بتواند به بهترین شکل آن سازمان را به مخاطب بشناساند در غیر اینصورت زمانی که روابط‌عمومی در این کار به خوبی عمل نکند لاجرم دیدگاه‌های مختلفی از یک سازمان براساس اطلاعاتی نادرست و ناکافی شکل خواهند گرفت و هرکس از زوایه دید خود نگاهی به سازمان خواهد داشت که نتیجه آن عدم شفافیت، نداشتن وجهه مناسب نزد جامعه و تصویری مبهم از فعالیت سازمان خواهد بود که این کار منجر به هدر رفتن انرژی بسیاری از سازمان خواهد شد که چه بسا فعالیت‌های بسیار مثبت و موثری را انجام می‌دهد، اما همواره نزد جامعه به آن جایگاه واقعی و شناختی که باید از آن سازمان وجود داشته باشد نخواهد رسید و این به نوعی اتلاف کل انرژی یک سیستم است.

در این یادداشت سعی شد به طورخلاصه مجموعه‌ای از فعالیت‌های کلی یک روابط‌عمومی و تاثیر آن را در یک سازمان اشاره شود چرا که پرداختن به جزییات فعالیت روابط‌عمومی و کارکرد‌ها و اثرات آن همان طور که گفته صحبت‌ها و مطالب بسیاری گفته شده و هنوز هم پتانسیل فراوانی برای آن وجود دارد تا مورد تحقیق و نگارش قرار بگیرد.

امید است که همه کارشناسان و مدیران محترم روابط‌عمومی با عشق و علاقه‌ای که به شغل و حرفه خود خواهند داشت با تلاش و پشتکار مضاعف، نقش روابط‌عمومی را در سازمان خود به بهترین نحو، اجرا نمایند و همچنین نقش سازنده و اثرگذار روابط‌عمومی را عملاً به اثبات برسانند و جایگاه روابط‌عمومی را هرچه بیشتر تثبیت و ارتقا دهند.